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為何我不認同接案時以口頭或訊息提供報價?

設計報價提供方式的經驗分享。

接案過程中,需要提供報價給客戶,提供的方式有很多種,其中個人最不認同「以口頭 / 訊息提供報價」因為有太多風險之外,其實也間接認為自己及專案的價值都很低,所以不值得花太多心思去報價及規劃


大綱
1. 以口頭 / 訊息提供報價
2. 為何我們需要使用報價單(書面契約)
3. 新手該如何開始使用報價單
4. 使用文件提供報價
5. 最後的碎碎唸

以口頭 / 訊息提供報價

不用耗費心力製作文件,只要雙方達成共識即可。看似輕鬆卻是沒有保障的方式,任何一方只要不認帳,皆有可能導致破局。

以簡單的方式提供報價,較常出現在「低價」的案件,例如幾百元至幾千元不等,或所謂的個體戶、私人、學生的小小委託。

認為不需要浪費時間準備低預算的報價單

這是許多選用此方式提供報價會有的心態之一,以及客戶告知這只是個很小的委託,簡簡單單~不用搞這麼複雜。

新手接案的經驗不足,產生「專案的價值反映在預算」的錯覺,如果僅憑著客戶提供的預算來判斷專案價值,很容易失準,因為客戶不一定比接案者更了解其專案的價值,也不會知道看似簡單的項目,其實背後包含多少專業。

許多的新手因缺乏判斷,被客戶牽著走,或者也根本不知道該如何開始準備報價。

認為自己及專案的價值都很低,所以不值得花太多心思去報價及規劃,畢竟都太過渺小了。


自我懷疑及錯誤認知

如果是非本科系,或是剛踏入這領域的新手接案者,對自己沒有自信的接案者,都會有這些自我懷疑及錯誤認知,我認為可以反過來思考:

你能在這專案裡承擔多大的風險?

如果判斷完認為,這專案做完拿不到錢也無所謂,還不如當成練習,或以互惠的方式來進行,畢竟一開始談錢可能很佛系,但事後發覺自己竟然為了這專案耗費許多心力,不僅報酬低就算了,還有可能拿不到任何款項。

對於客戶來說,也有可能遇到擺爛的設計師,或者報價完亂做一通,還咬著客戶不放,強迫收下未完成品,並要求將款項付完。

我認為除了金額之外,雙方也需考慮其他額外的成本,尤其是時間、專業。以及雙方是否想在這次的合作中得到良好的體驗

最初開始接案時,多少會出現判斷錯誤,也會犯下同樣的錯誤,如果能在一開始避免是最好的;也有太多人必須真正遇到拿不到款項或有爭議時,才會正視這問題,或是向其他人發出求救。

對於口頭 / 訊息提供報價的評價是:完全信任彼此,體驗人情冷暖。

口頭契約

其實依據民法的原則,不論書面或口頭承諾,只要雙方對交易內容有共識,契約即成立。生活中即充滿許多口頭契約,例如與家人、朋友約定事項,因為信任對方,且允諾的內容較少關於金錢,不需使用契約約束彼此,若為此立契約,可能會傷感情,或浪費許多時間。

例如:A、B兩人約好明日早上十點,在某個車站前集合,這時口頭契約即成立,但A因睡過頭而晚來,沒有準時到達,B也不會因此覺得怎麼樣,除非A每一次集合幾乎都遲到,這時B就會在心裡打個問號?認為A的時間觀念不太好,或是A可能並不在乎B在等待時所浪費的時間。


為何我們需要使用報價單(書面契約)

生活中的小事,就算某一方反悔或沒有達成約定好的事情,我們不會覺得怎樣(若是要求較高、較在意信用的人,心裡可能會非常不舒服)。

一旦換作有利益的要素牽扯在內,就會開始變得謹慎,可能會擔心對方不認帳,或時間久了,忘記當初約定好的事項,若僅憑口頭契約,只要其中一方不認帳,沒有其他證據可證明當時講好的約定。

因為這些事情小,所以沒達成也不會怎樣;一旦事情變大條,或是跟自身利益有關時,我們反而會以不同的標準去約束、保障雙方。

為避免口頭契約容易因各項因素而產生爭議,請使用書面契約作為證明,同時盡可能將內容明確紀錄。

大多數人在接案時,對契約的想法是:因為我們第一次合作,對彼此的信用程度也不熟悉,於是使用「書面契約」來約束彼此。

但以另一個角度來看,書面契約不僅僅是約束,而是對彼此的保障,因為雙方有了明確的紀錄,不管是未來要兌現約定,或是作為參考,明確的書面契約,可以發揮很大的效用。


新手該如何開始使用報價單

以下提出幾個要領:

  • 盡早開始養成給報價單的習慣,編寫方式可參考《設計報價書升級再進化》該篇寫得較詳細,可視情況自行調整
  • 為自己訂定一個明確的接案流程並好好實行
  • 請務必收到客戶的「報價單回簽」以及「訂金」再開始執行專案
  • 寧願謹慎,也不要隨便了事

使用文件提供報價

一開始可以嘗試使用網路上現成的公版文件來改寫,公版之所以是公版,原因是它維持大方向,給出基本的雛型,讓我們能自由改寫。

所以公版並不是下載後填寫自己的內容即可,而是仔細觀看他們的共通點,了解必要的項目有哪些,再加以改寫成自己的版本。

累積越多次專案經驗後,依據過往經驗及實際情況,可加強自己的品牌印象,或藉由優化報價 / 合約書文件來提升專業度。

讓客戶感受到我們連文件都很用心準備,小小的文件裡依然能散發出我們的專業。

就算只是一件微不足道的小事,把它做好也能成就許多大事。

也不要忘記不論前面與客戶如此相談甚歡,也一定要通過報價、簽訂報價 / 合約書,收到訂金才會開始執行專案!

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Design by Jhane Chou

最後的碎碎唸

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