設計報價書升級再進化

報價書需要具備的內容有哪些呢?關於設計報價書製作的二三事在這裡!

在 2018 年寫了〈製作設計報價書〉的文章,後來發現有許多的內容可以更好,也時不時見到其他接案者針對報價書、合約等相關提問。我也在這段時間持續更新報價書的內容,不斷優化。決定將過去寫過的文章重新調整,加入更多細節,希望能透過本文可以幫助更多接案者。


以下的感想多為參考及個人經驗,如果錯誤的部分還請多多包涵~

感謝

從 2018 年開始接案至今,一路上有不少合作愉快的客戶、共同執行者,有些時候真的大開眼界,學到不少新事物!感謝他們!

不免俗地感謝自己 🦌❤️🌕🌙⭐☄️ 接著讓我們進入正題吧!

大綱
1. 模式差異
2. 報價書的內容
3. 報價書的「報價」內容
4. 報價書的「合約」內容
5. 補充
6. 報價書的呈現方式
7. 製作報價書的工具
8. 最後的碎碎唸

模式差異

依性質不同,報價的呈現型式會有些微差距。

🔘 模式一:價目表目的

Design by Jhane Chou

第一次提供報價書,以價目表的用途,告知客戶設計項目的費用與注意事項,而此類型的報價書多為僅供參考用,非正式報價

當客戶確認並接受費用與注意事項時,再針對此報價書的項目,擬定完整的合約及正式的報價提供給客戶,經雙方確認無誤後相互回簽,契約成立。

可以在足夠的時間內來回檢視與評估,而第一次提供的報價可作為參考用,可在擬定合約時微調報價。但是過程較繁複,需與客戶幾次來回,儘管第一次提供的報價為參考,也有客戶會誤以為這是正式報價。

🔘 模式二:取代合約

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為了減少來回,將報價與合約合併成正式報價書。此用途的報價書,會附上合約內容及簽署欄位,雙方確認無誤,簽屬各自的資料,契約即成立。

此模式建議用在已合作多次的客戶,有著信任與誠信作為支撐。

雙方來回的次數較少,但是在準備報價書的過程,需要花較多時間編寫內容及確認。

我慣用此模式來進行報價及簽約

客戶主動來信或以訊息詢問,我會向客戶了解需求,有一半的客戶會在這時詢問報價,我會提供報價區間,讓客戶有個範圍能參考。通常客戶在得知報價區間,依然積極地進一步詳談時,大多有九成的機率會成案。

這時我才會撰寫正式的報價書給客戶。到這一步已完成了流程中的第一項:諮詢/報價。

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更多接案流程可參考〈接案設計師的工作流程〉:接案設計師不只是「會設計」而已,更需要學會與客戶溝通,甚至是基本的文件處理,以下分享實際的工作流程。

提醒:不論使用何種報價形式,我們皆會告知客戶:拿到訂金後,專案才會正式啟動。


報價書的內容

報價書的最終的目的都是讓雙方有明確的共識及依據,盡可能將資訊清楚列出。依專案的性質與複雜度來調整細項。

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接下來會以「報價」及「合約」分別說明。


報價書的「報價」內容

大多圍繞在項目、金額、時程,其餘內容則是補充說明。

🔘 標題及檔名

清楚告訴客戶這是什麼樣的報價書。

類別

因為領域較多(品牌識別、介面設計、平面動態設計、產品介紹影片)故我習慣在報價書的標題中冠上類別,例如:◯◯◯品牌設計報價書。

報價書檔案名稱

文件的檔名會包含日期,例如:YYMMDD_◯◯◯品牌識別設計報價書。

這麼做的優點是,可快速知道時間也可以照時間排序檔案,更重要的是,不需要開啟檔案,就能知道這份檔案的內容大略為何。基本上沒什麼缺點,需要意識到的是:這份文件不只是自己保留,還會寄給客戶,一些自以為很有趣的命名還是別了吧!

🔘 基本資訊

這區域的最大幫助是可讓我在短時間內知道本專案的內容(並滿足些強迫症,去幫內容做分類的過程很開心)但對客戶的幫助較小,少部分的客戶覺得這區域很加分。

  • 專案及客戶名稱。
  • 專案類別:個人慣用英文縮減欄位,例如:Brand、UI、Visual 等等。
  • 起訖時間:專案的執行期間,也好讓客戶規劃自己的排程。
日期與有效日期:設定一段時限,避免客戶拿著過去的報價來跟你談。
我沒放有效日期,大部分的客戶素質都很好!

🔘 內容價目

盡可能將設計項目所包含的內容、範圍、規格、金額寫得清清楚楚。

設計項目及描述

個人習慣將設計的項目取個名稱,在後續描述能有依據,再搭配描述,至於描述的詳細程度,就由個人經驗來決定囉。

若描述中有多項規格,盡量以「條列方式」呈現,提升閱讀體驗(視覺上也較美觀)例如:

  • 規格:Full HD(1920 × 1080)
  • 格式:MP4
  • 片長:30″

金額及稅務

除了各項目的單價加總,可條列:⼩計、稅務、總計,此份報價書為含稅。

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另外擷取在〈自由接案者的請款方式-勞務報酬〉文章的提問及回應!

Yuhung Liao:請問如果是一些支出成本實報實銷(譬如說買材料之類的)也要算在裡面一起扣稅嗎?答:我沒有接觸過耗材的部分,可能無法回答你。只有遇過額外的費用(例如主機費用、商用照片的授權費用)因為無法確定實際的費用,加上這些是由客戶自行付費(使用客戶的名義購買)再讓我們去使用,所以這部分不會寫在報價裡,但是會告知客戶有額外的成本需自行負擔,也就不會有後續的核銷需要處理。

🔘 附件

該項目的細節較多時(那些塞不下的描述)我會以附件的方式呈現,在描述中引導客戶去閱讀附件中的內容,可在附件中附上補充內容來完善說明。

其餘會放在附件中的內容有:

流程說明

依據不同的專案,流程也會有些微差異,若能附上簡易的流程說明,可讓客戶更清楚下一步該做什麼,或每一個步驟的狀況。

修改定義

提案次數、修改次數、修改規則以及超過修改需額外收取的費用。根據專案的性質與內容,附上相應的規則,能讓客戶更清楚如何進行,以及明白額外費用的計算。

修改定義的參考:

  • 每次修改都會列入版本計算,若超過規定修改次數,則每增加一次修改次數酌收 30% 案件費用。
  • 修改定義為細節微調,如:比例、位置、顏色等,非重新設計提案。

時程規劃

為專案擬定時程規劃,雙方未來可依據此時程進行。

其餘補充

依據專案複雜度及需要置放。


報價書的「合約」內容

合約的內容會有甲乙方、專案期限、付款方式及匯款資訊等資料,簡單來說,都是在寫「規則」。

🔘 項目

至少會有以下項目說明,而細節可依自己的需要來調整。

立合約書人

幾乎每個合約的開頭都是這樣,不論甲乙方分別為誰,都記得在編寫報價書或合約時,不要搞混了。

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專案內容說明

關於本專案的介紹、內容說明等等,可包含製作流程,或附上若任何一方導致專案延宕,該如何處理的條目。

付款方式及匯款資訊

付款方式、收款資訊、分階段付款的依據及時間點,例如:

  • 訂⾦-甲⽅以勞務報酬⽅式⽀付本案 50% 款項給⼄⽅,⼄⽅確認收款後執⾏專案。
  • 尾款-⼄⽅完成專案執⾏並交付檔案,經甲⽅驗收無誤,甲⽅以勞務報酬⽅式⽀付本案 50% 款項給⼄⽅。

著作財產權

關於著作財產權的歸屬,以及公開展示權。也可以附上關於素材的授權,或如有侵害情形時等等情形,避免後續不必要的爭議。

我個人會放上這段文字:最終定案之著作財產權歸甲⽅所有,⼄⽅有完成專案之公開展⽰權。

某些專案就不適用上述條款囉。

保密協定

關於商業機密及洩漏等說明。

合約書說明

此段落會說明,這份報價書的所有內容,都屬於合約書的一部分。並且說明若有些「預料之外」的事情發生時,該如何調整及修正。

最後,則是當協商不成時,會以哪個法院為第一審管轄法院訴求解決。

其餘內容可再自行參考其他專案委託的合約內容。

🔘 簽署

最後是簽署階段啦!

  • 甲乙方基本資料:名稱、代表人、聯絡方式、聯絡信箱,其餘自行補充。
  • 簽章此報價書若等同合約,會有雙方簽章的欄位。

將報價書視同合約,我也有遇過客戶蓋騎縫章!很酷~最後也要確認簽名是否為本人哦。

最早製作報價書給客戶時,有一兩位客戶會提出合約的修改,還有部分客戶有自己的合約書,他們都幫助我持續優化內容!


補充

其餘沒~那麼重要但做了可以加分的部分。

🔘 品牌識別

如果你想更客製你的報價書,強化品牌印象,可在報價書加上你的品牌識別;也請注意,別讓識別過多或太過搶眼,避免喧賓奪主。

在一開始製作時,會有點心累,經驗不足及對於條款的內容不夠理解;不過熟悉之後就能找到適合自己的內容了。

🔘 範本

報價書做多了會發現,好像有某幾個內容可以沿用、獨立出來做成範本,幫助日後製作報價書時可以節省時間。

例如我的範本可區分為:品牌識別、介面設計、動態設計、視覺設計。他們適用的規模、規格、工作流程,甚至是修改的定義也都不相同。

總而來說,當範本完成時,我後續要做的便是專心編寫內容、安排時程,察覺可再優化的內容!


報價書的呈現方式

相較於合約,報價書的形式更多元,隨著設計體驗提升,從直式到橫式,增加設計感的編排與美化,讓整體的可視度提高,閱讀起來更舒適。

現在網路上即可搜尋到各式各樣的報價書,你可以內化,並依據與客戶溝通的情形去調整內容。

不建議使用「公開」價目表

這裡指的是,你可能會在坊間見到有人放上一整張完整的價目表,列出所有設計項目的金額。

為什麼不建議呢?以下提供三種情形:

  1. 造成誤會:儘管價目表的金額後方寫了「起」字,表示以這個金額開始算,依然會有許多人認為這就是報價,還會反過來問,為何報價比價目表上面高呢?
  2. 設計是客製化且難以量化:依據專案的內容、細節來報價,若硬是套用一口價,會顯得設計廉價,較有經驗的客戶也會選擇避開這樣的設計師。
  3. 報價難以拉高:久了會習慣這個價目表,就算知道報酬很低,也不敢拉高金額,還會擔心舊客戶說漲價了!

反而建議,訂個自己的報價區間表(不用公開給其他人)依據過去的專案執行經驗,將設計項目的報價區間列出來,下一次報價就能參考,也能考慮是否能依經驗累積,讓報價水漲船高!


製作報價書的工具

製作設計報價書的工具很多元,從文書軟體(Word、Excel、PowerPoint、Keynote)到設計軟體(Adobe 系列)等等。

選擇製作工具的考量

  1. 好使用
  2. 可協作
  3. 好管理

至於原因,且聽我娓娓道來。

🔘 起初為價目表目的報價書搭配合約

Design by Jhane Chou

當時使用 PowerPoint 製作報價書,使用 Word 製作合約,寄給客戶時皆會轉成 PDF 的格式,不用擔心掉字或跑格式。

但…製作過程繁複也不易管理,畢竟用了兩個軟體製作。

🔘 將報價與合約合併成正式報價書

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與不同執行者接案時,發覺將報價與合約書合併在一起是個好方法!以及使用 Google Docs 製作報價書,協作功能可讓多人編寫自己的工作項目,這份報價書對於共同執行者來說是公開透明的!非常方便~

陸續承接其餘專案,不同公司所提供的合約也讓我有了啟發,於是因應不同性質的專案,設計對應的公版,再依據實際專案來編寫內容。

給客戶時,一樣會轉成 PDF 的格式哦。


最後的碎碎唸

報價書不外乎就是讓雙方清楚內容與價格,並達到雙方一致的共識,所以呈上應以清楚明瞭為準。身為接案者也應該去了解並熟悉條款的內容,避免自己吃了悶虧。

沒有最好的報價書,只有適合的報價書!報價書不僅能呈現我們的專業,還能提供雙方的保障。

不過我們說了這麼多,重點還是放在與客戶的溝通,學會如何報價與評估,在這過程中不斷地累積經驗、進步。遇到任何問題,也請抱著開放的心,與客戶一起想辦法解決問題,就算不盡如意,也要好聚好散:)

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