設計報價書升級再進化
報價書需要具備的內容有哪些呢？關於設計報價書製作的二三事在這裡！
在 2018 年寫了〈製作設計報價書〉的文章，後來發現有許多的內容可以更好，也時不時見到其他接案者針對報價書、合約等相關提問。我也在這段時間持續更新報價書的內容，不斷優化。決定將過去寫過的文章重新調整，加入更多細節，希望能透過本文可以幫助更多接案者。
以下的感想多為參考及個人經驗，如果錯誤的部分還請多多包涵～
感謝
從 2018 年開始接案至今，一路上有不少合作愉快的客戶、共同執行者，有些時候真的大開眼界，學到不少新事物！感謝他們！
不免俗地感謝自己 🦌❤️🌕🌙⭐☄️ 接著讓我們進入正題吧！
大綱
1. 模式差異
2. 報價書的內容
3. 報價書的「報價」內容
4. 報價書的「合約」內容
5. 補充
6. 報價書的呈現方式
7. 製作報價書的工具
8. 最後的碎碎唸
模式差異
依性質不同，報價的呈現型式會有些微差距。
🔘 模式一：價目表目的
第一次提供報價書，以價目表的用途，告知客戶設計項目的費用與注意事項，而此類型的報價書多為僅供參考用，非正式報價。
當客戶確認並接受費用與注意事項時，再針對此報價書的項目，擬定完整的合約及正式的報價提供給客戶，經雙方確認無誤後相互回簽，契約成立。
可以在足夠的時間內來回檢視與評估，而第一次提供的報價可作為參考用，可在擬定合約時微調報價。但是過程較繁複，需與客戶幾次來回，儘管第一次提供的報價為參考，也有客戶會誤以為這是正式報價。
🔘 模式二：取代合約
為了減少來回，將報價與合約合併成正式報價書。此用途的報價書，會附上合約內容及簽署欄位，雙方確認無誤，簽屬各自的資料，契約即成立。
此模式建議用在已合作多次的客戶，有著信任與誠信作為支撐。
雙方來回的次數較少，但是在準備報價書的過程，需要花較多時間編寫內容及確認。
我慣用此模式來進行報價及簽約～
客戶主動來信或以訊息詢問，我會向客戶了解需求，有一半的客戶會在這時詢問報價，我會提供報價區間，讓客戶有個範圍能參考。通常客戶在得知報價區間，依然積極地進一步詳談時，大多有九成的機率會成案。
這時我才會撰寫正式的報價書給客戶。到這一步已完成了流程中的第一項：諮詢／報價。
更多接案流程可參考〈接案設計師的工作流程〉：接案設計師不只是「會設計」而已，更需要學會與客戶溝通，甚至是基本的文件處理，以下分享實際的工作流程。
提醒：不論使用何種報價形式，我們皆會告知客戶：拿到訂金後，專案才會正式啟動。
報價書的內容
報價書的最終的目的都是讓雙方有明確的共識及依據，盡可能將資訊清楚列出。依專案的性質與複雜度來調整細項。
接下來會以「報價」及「合約」分別說明。
報價書的「報價」內容
大多圍繞在項目、金額、時程，其餘內容則是補充說明。
🔘 標題及檔名
清楚告訴客戶這是什麼樣的報價書。
類別
因為領域較多（品牌識別、介面設計、平面動態設計、產品介紹影片）故我習慣在報價書的標題中冠上類別，例如：◯◯◯品牌設計報價書。
報價書檔案名稱
文件的檔名會包含日期，例如：YYMMDD_◯◯◯品牌識別設計報價書。
這麼做的優點是，可快速知道時間也可以照時間排序檔案，更重要的是，不需要開啟檔案，就能知道這份檔案的內容大略為何。基本上沒什麼缺點，需要意識到的是：這份文件不只是自己保留，還會寄給客戶，一些自以為很有趣的命名還是別了吧！
🔘 基本資訊
這區域的最大幫助是可讓我在短時間內知道本專案的內容（並滿足些強迫症，去幫內容做分類的過程很開心）但對客戶的幫助較小，少部分的客戶覺得這區域很加分。
- 專案及客戶名稱。
- 專案類別：個人慣用英文縮減欄位，例如：Brand、UI、Visual 等等。
- 起訖時間：專案的執行期間，也好讓客戶規劃自己的排程。
日期與有效日期：設定一段時限，避免客戶拿著過去的報價來跟你談。 我沒放有效日期，大部分的客戶素質都很好！
🔘 內容價目
盡可能將設計項目所包含的內容、範圍、規格、金額寫得清清楚楚。
設計項目及描述
個人習慣將設計的項目取個名稱，在後續描述能有依據，再搭配描述，至於描述的詳細程度，就由個人經驗來決定囉。
若描述中有多項規格，盡量以「條列方式」呈現，提升閱讀體驗（視覺上也較美觀）例如：
- 規格：Full HD（1920 × 1080）
- 格式：MP4
- 片長：30″
金額及稅務
除了各項目的單價加總，可條列：⼩計、稅務、總計，此份報價書為含稅。
另外擷取在〈自由接案者的請款方式－勞務報酬〉文章的提問及回應！
Yuhung Liao：請問如果是一些支出成本實報實銷（譬如說買材料之類的）也要算在裡面一起扣稅嗎？答：我沒有接觸過耗材的部分，可能無法回答你。只有遇過額外的費用（例如主機費用、商用照片的授權費用）因為無法確定實際的費用，加上這些是由客戶自行付費（使用客戶的名義購買）再讓我們去使用，所以這部分不會寫在報價裡，但是會告知客戶有額外的成本需自行負擔，也就不會有後續的核銷需要處理。
🔘 附件
該項目的細節較多時（那些塞不下的描述）我會以附件的方式呈現，在描述中引導客戶去閱讀附件中的內容，可在附件中附上補充內容來完善說明。
其餘會放在附件中的內容有：
流程說明
依據不同的專案，流程也會有些微差異，若能附上簡易的流程說明，可讓客戶更清楚下一步該做什麼，或每一個步驟的狀況。
修改定義
提案次數、修改次數、修改規則以及超過修改需額外收取的費用。根據專案的性質與內容，附上相應的規則，能讓客戶更清楚如何進行，以及明白額外費用的計算。
修改定義的參考：
- 每次修改都會列入版本計算，若超過規定修改次數，則每增加一次修改次數酌收 30% 案件費用。
- 修改定義為細節微調，如：比例、位置、顏色等，非重新設計提案。
時程規劃
為專案擬定時程規劃，雙方未來可依據此時程進行。
其餘補充
依據專案複雜度及需要置放。
報價書的「合約」內容
合約的內容會有甲乙方、專案期限、付款方式及匯款資訊等資料，簡單來說，都是在寫「規則」。
🔘 項目
至少會有以下項目說明，而細節可依自己的需要來調整。
立合約書人
幾乎每個合約的開頭都是這樣，不論甲乙方分別為誰，都記得在編寫報價書或合約時，不要搞混了。
專案內容說明
關於本專案的介紹、內容說明等等，可包含製作流程，或附上若任何一方導致專案延宕，該如何處理的條目。
付款方式及匯款資訊
付款方式、收款資訊、分階段付款的依據及時間點，例如：
- 訂⾦－甲⽅以勞務報酬⽅式⽀付本案 50% 款項給⼄⽅，⼄⽅確認收款後執⾏專案。
- 尾款－⼄⽅完成專案執⾏並交付檔案，經甲⽅驗收無誤，甲⽅以勞務報酬⽅式⽀付本案 50% 款項給⼄⽅。
著作財產權
關於著作財產權的歸屬，以及公開展示權。也可以附上關於素材的授權，或如有侵害情形時等等情形，避免後續不必要的爭議。
我個人會放上這段文字：最終定案之著作財產權歸甲⽅所有，⼄⽅有完成專案之公開展⽰權。
某些專案就不適用上述條款囉。
保密協定
關於商業機密及洩漏等說明。
合約書說明
此段落會說明，這份報價書的所有內容，都屬於合約書的一部分。並且說明若有些「預料之外」的事情發生時，該如何調整及修正。
最後，則是當協商不成時，會以哪個法院為第一審管轄法院訴求解決。
其餘內容可再自行參考其他專案委託的合約內容。
🔘 簽署
最後是簽署階段啦！
- 甲乙方基本資料：名稱、代表人、聯絡方式、聯絡信箱，其餘自行補充。
- 簽章：此報價書若等同合約，會有雙方簽章的欄位。
將報價書視同合約，我也有遇過客戶蓋騎縫章！很酷～最後也要確認簽名是否為本人哦。
最早製作報價書給客戶時，有一兩位客戶會提出合約的修改，還有部分客戶有自己的合約書，他們都幫助我持續優化內容！
補充
其餘沒～那麼重要但做了可以加分的部分。
🔘 品牌識別
如果你想更客製你的報價書，強化品牌印象，可在報價書加上你的品牌識別；也請注意，別讓識別過多或太過搶眼，避免喧賓奪主。
在一開始製作時，會有點心累，經驗不足及對於條款的內容不夠理解；不過熟悉之後就能找到適合自己的內容了。
🔘 範本
報價書做多了會發現，好像有某幾個內容可以沿用、獨立出來做成範本，幫助日後製作報價書時可以節省時間。
例如我的範本可區分為：品牌識別、介面設計、動態設計、視覺設計。他們適用的規模、規格、工作流程，甚至是修改的定義也都不相同。
總而來說，當範本完成時，我後續要做的便是專心編寫內容、安排時程，察覺可再優化的內容！
報價書的呈現方式
相較於合約，報價書的形式更多元，隨著設計體驗提升，從直式到橫式，增加設計感的編排與美化，讓整體的可視度提高，閱讀起來更舒適。
現在網路上即可搜尋到各式各樣的報價書，你可以內化，並依據與客戶溝通的情形去調整內容。
不建議使用「公開」價目表
這裡指的是，你可能會在坊間見到有人放上一整張完整的價目表，列出所有設計項目的金額。
為什麼不建議呢？以下提供三種情形：
- 造成誤會：儘管價目表的金額後方寫了「起」字，表示以這個金額開始算，依然會有許多人認為這就是報價，還會反過來問，為何報價比價目表上面高呢？
- 設計是客製化且難以量化：依據專案的內容、細節來報價，若硬是套用一口價，會顯得設計廉價，較有經驗的客戶也會選擇避開這樣的設計師。
- 報價難以拉高：久了會習慣這個價目表，就算知道報酬很低，也不敢拉高金額，還會擔心舊客戶說漲價了！
反而建議，訂個自己的報價區間表（不用公開給其他人）依據過去的專案執行經驗，將設計項目的報價區間列出來，下一次報價就能參考，也能考慮是否能依經驗累積，讓報價水漲船高！
製作報價書的工具
製作設計報價書的工具很多元，從文書軟體（Word、Excel、PowerPoint、Keynote）到設計軟體（Adobe 系列）等等。
選擇製作工具的考量
- 好使用
- 可協作
- 好管理
至於原因，且聽我娓娓道來。
🔘 起初為價目表目的報價書搭配合約
當時使用 PowerPoint 製作報價書，使用 Word 製作合約，寄給客戶時皆會轉成 PDF 的格式，不用擔心掉字或跑格式。
但…製作過程繁複也不易管理，畢竟用了兩個軟體製作。
🔘 將報價與合約合併成正式報價書
與不同執行者接案時，發覺將報價與合約書合併在一起是個好方法！以及使用 Google Docs 製作報價書，協作功能可讓多人編寫自己的工作項目，這份報價書對於共同執行者來說是公開透明的！非常方便～
陸續承接其餘專案，不同公司所提供的合約也讓我有了啟發，於是因應不同性質的專案，設計對應的公版，再依據實際專案來編寫內容。
給客戶時，一樣會轉成 PDF 的格式哦。
最後的碎碎唸
報價書不外乎就是讓雙方清楚內容與價格，並達到雙方一致的共識，所以呈上應以清楚明瞭為準。身為接案者也應該去了解並熟悉條款的內容，避免自己吃了悶虧。
沒有最好的報價書，只有適合的報價書！報價書不僅能呈現我們的專業，還能提供雙方的保障。
不過我們說了這麼多，重點還是放在與客戶的溝通，學會如何報價與評估，在這過程中不斷地累積經驗、進步。遇到任何問題，也請抱著開放的心，與客戶一起想辦法解決問題，就算不盡如意，也要好聚好散：）
文章同步發佈平台＆支持，可前往不同平台進行拍手支持，或透過下方的 Like 讚賞（註冊 Liker 完全免費）讓創作者獲得額外收入！ ．Medium ．Matters
