使用 Notion 打造個人管理模板大公開

在過去兩年中,我持續運用 Notion 進行個人管理,個人管理的模板也逐漸定型,藉此分享個人管理模板的使用心得。

現在連編寫文章都在 Notion 完成、專案規劃、資源統整、討論等等,許多事項都逐漸習慣 Notion 的形狀~~~只不過我將這些與個人管理的頁面分開來,讓我更專注在不同區域做事情,將工作及個人化分清楚。


大綱
1. 前言
2. 在 Notion 之前
3. Notion 優缺點
4. Notion 個人管理模板
5. 補充
6. 模板販售資訊
7. 最後的碎碎唸

前言

早在 Notion 推出初期,就知道到其存在,當時為避免陷入「過於專注在規劃,而非實際達到成效」的陷阱(詳見後文),保持在觀望的狀態,一直都沒有使用;直到 2022 年身體出狀況,就診的診所使用 Notion 來傳遞及回饋療程相關紀錄,才促使我正式深入使用 Notion。

延伸閱讀:2022 上半年健康紀錄及檢查過程
人人都說健康很重要,而事實上的我們,真的有這麼重視健康嗎?總是等到有問題時,才意識到健康有多重要。回顧這些經歷,看著文字好像沒什麼,但是當下的我害怕、焦慮、恐慌。或許在更大的恐懼裡是小事,但我仍害怕自己可能是不幸中的那個。

在過去兩年中,我持續運用 Notion 進行個人管理,個人管理的模板也逐漸定型,藉此分享個人管理模板的使用心得。


在 Notion 之前

在規劃和內容整理上,我經常使用 Miro 繪製圖表,同時運用其協作和討論功能。然而,隨著時間推移,我注意到圖表統整愈發困難,尤其是更細節的內容難以完整歸納。

延伸閱讀:使用圖表分散焦慮感的負面循環
沒有安全感,對未來感到恐懼,或認為自己做得不夠多,這些「想太多」與「真正有益的規劃」混雜一起,難以在茫茫腦海中看出這些想法的脈絡,透過圖表將想法「攤開」與「下放」的動作,分散焦慮感的負面循環。

而 Notion 的資料管理模式,正好填補了我的需求。


Notion 優缺點

這個議題廣受討論,我簡要提及個人觀點。我認為這是一個雙面刃的問題,取決於使用者的習慣和應用方式。即使是我這樣長期進行規劃和紀錄的使用者,也難免在不經意中陷入過度紀錄和規劃的困境;或者更準確地說,這種情況更容易發生。

過於專注在規劃,而非實際達到成效

常常投入大量心力於「規劃」計畫或安排,實際成效卻相對低落。甚至陷入「為紀錄而紀錄的」陷阱裡。實際上,這是對細節和視覺表現的過度執著,而忽略了整體心力的投入。此外,在後期的紀錄過程中,也容易陷入花費過多時間在同一件事情上的困境。

將紀錄的頻率劃分開來

所以我後來將「紀錄」的心力放置在日曆區塊,簡單來說,我只需要紀錄當日的狀態即可。回顧時可以快速查看狀態。

Screenshot by Jhane Chou

至於更多的細節就交由其他地方處理,例如一些想法、或是有不錯的書籍或影片,就可以放入書單片單,有空時再來看,不需要每天都進行紀錄的動作。

Screenshot by Jhane Chou

例如:在目前的情境下,我清楚了解「看書」無法成為我每日的確定目標。我僅追求每天閱讀一點點,若有一天沒閱讀也無妨。

每日簡短紀錄的優點

這部分很有趣,例如:我在 1 月底的連續數天,紀錄到一些狀態,如「我好想休息」、「必須好好放鬆」等字眼,然而即便如此,那幾天的我仍然拼命地持續工作,並將工作階段一直記錄為「超時」。

如果換作是平常的我,還是會繼續維持現狀,然而現在有了紀錄,會意識到自己正「重蹈覆轍」就會開始停下來,取捨工作排程,甚至讓自己提早休息。

Screenshot by Jhane Chou

Notion 個人管理模板

以三大佈局設計,左、中、右依序為隨機語錄、目標區、提醒區;下方則是以每日日曆作為重點,可進行較多詳細的每日紀錄。

Screenshot by Jhane Chou

接下來,我將詳細分享 Notion 中各區塊的配置及規劃,這是我長時間的使用及調整後的佈局。或許你可以從中獲得不同的啟發。


整體配色

在調整過程中,對我而言最舒適的配色是深色底搭配上少量的亮色,中間色以綠色系為主,營造一種多看綠色的療癒感。為了節省檔案空間,儘量使用圖片連結的方式插入圖片,因為是個人私下使用,圖片目前為「Pixel Art」系列,且帶有動態的效果,讓整體的版面看起來有微微的動態,不會顯得過於靜態生硬。

Screenshot by Jhane Chou

作為販售使用時,以上圖片將全數換成無版權的視覺圖,以免後續版權問題。


語錄

最左側是隨機語錄,我紀錄許多語錄、詩句或提醒自己的話,在每次進入頁面時,隨機顯示一則語錄;永遠都不知道下一次會出現的是哪則語錄~

Screenshot by Jhane Chou

目標

集結所有目標卡片,各自可以進入更詳細的頁面。不過我並不會每天都去編輯或查看每個目標,通常都是有需要的時候才會去更動。

Screenshot by Jhane Chou

提醒

最右側是固定提醒,偏向大方向的提醒!

Screenshot by Jhane Chou

其它

小小的區塊,視情況隨時調整變換。

Screenshot by Jhane Chou

日曆管理

這區塊是自製表格,主要是紀錄我的每日狀態、工作待辦等等;這是目前最常停留的區塊,可以讓我在短時間內掌握進度。

Screenshot by Jhane Chou
Screenshot by Jhane Chou

補充

其餘需要與他人協作的內容,我會另外放置在共享的 Notion 中。


模板販售資訊

在過去兩年中,我持續運用 Notion 進行個人管理,個人管理的模板也逐漸定型!
*此模板附贈日曆管理模板(價值10美金!)

作為販售使用時,以上圖片將全數換成無版權的視覺圖,以免後續版權問題。

適合對象:

  • 提高生產力或是想在工作及生活中取得平衡的使用者。
  • 對 Notion 有初步使用觀念的使用者。
  • 想支持我的人!
Screenshot by Jhane Chou

最後的碎碎唸

再次提醒,Notion 模板作為販售使用時,所有圖片將全數換成無版權的視覺圖,以免後續版權問題,模板與我目前使用的會有微小的差異,那是因為我有加入其他私人共用板塊,以及專案管理的資料,這部分無法公開。

現在連編寫文章都在 Notion 完成、專案規劃、資源統整、討論等等,許多事項都逐漸習慣 Notion 的形狀~~~只不過我將這些與個人管理的頁面分開來,讓我更專注在不同區域做事情,將工作及個人化分清楚。

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