使用圖表分散焦慮感的負面循環

降低焦慮感的方式之一,以及分享我常繪製的幾個圖表。

沒有安全感,對未來感到恐懼,或認為自己做得不夠多,這些「想太多」與「真正有益的規劃」混雜一起,難以在茫茫腦海中看出這些想法的脈絡,透過圖表將想法「攤開」與「下放」的動作,分散焦慮感的負面循環。


大綱
1. 前言
2. 攤開腦中的所有想法,進行分類
3. 將沒有益處的想法去除,改變思考模式
4. 選擇合適的工具進行圖表繪製
5. 圖表-日時間軸
6. 圖表-週曆
7. 圖表-月曆
8. 想法下放
9. 確實執行 
10. 最後的碎碎唸

前言

常常想很多,腦袋總是停不下來,身為自由工作者,需要身兼數職的角色,看似自由卻容易被自己的想法困住。當工作量增加時,會需要更仔細地分配時間,在不知不覺中給自己許多壓力,演變成焦慮感。

這些想法虛無飄渺,卻在腦中不斷翻騰,有時還會怕忘記而更加用力思考,若將想法攤開來,就能好好分配,並從中看出他們之間的關聯,以及區分那些是重要的,而哪些又是不必要的。


攤開腦中的所有想法,進行分類

一開始我會進行簡單的分類,一種為很瑣碎、片段以及「紀錄」的形式,另一種則是跟目標、工作有關的想法。

使用 Google Keep 紀錄:瑣碎、片段、情緒,短時間紀錄

我會將非常瑣碎的想法,使用 Google Keep 紀錄起來,因為每次想到的都很瑣碎,加上現在還有健康生活計畫的紀錄,整體看起來顯得非常龐大且混亂。不過因為 Google Keep 用起來太方便、快速,大多以純文字為主,通常用手機進行紀錄,每次紀錄的時間都很短。

Screenshot by Jhane Chou

因為紀錄的事情都偏向健康和心理,所以盡可能簡單快速好使用!

健康生活計畫已經超過兩個月,每日不間斷的紀錄,持續觀察自己及培養好習慣,並在每一天撥出一小段時間回顧。

使用 Miro 規劃:工作、生涯、目標,長時間規劃

由於工作會跨及許多領域,要兼顧事情比較雜(專案、創作、家教等等)還得考慮未來的發展,每個項目又有各自的目標想達成,有時想著想著就不小心想太多,心思全被拉走。

也發現想像中的規劃無論考慮得多現實,依然會不夠精確,因為在規劃的當下必須要將每個事項的細節都記得很熟,否則很容易就忽略,這樣不僅無法實踐,還會因為規劃不周而必須重新再來。

Screenshot by Jhane Chou

後來我學會運用 Miro 把事項依據不同性質繪製成圖表,劃分權重,分配時間、制定計畫,接著就可以安心去執行。


將沒有益處的想法去除,改變思考模式

如果有紀錄想法的習慣,或許能發現自己都在何處開始鑽牛角尖,當這些想法近乎處於無謂的擔憂時,就能將他歸類在:想太多、沒有益處的想法。

正常情況下,不應讓其他人來判定你是否想太多,而是由自己去發覺,慢慢找出合適的方法來降低想太多的頻率。如何驗證自己真的想太多?對我有用的解法是驗證,驗證完之後,相信自己的感受。

其實這些焦慮,多半來自於缺乏安全感。

沒有益處的想法大多是:

負面情緒

冷靜下來後回想或觀看自己的紀錄,判斷是否為想太多?或當下是因為某個情境、情緒而引起的負面想法。

停在問句

不是為了解決問題,而是瞎操心或無謂的亂想,如果因為擔憂而開始有各種想法,會伴隨著該如何解決問題的思考方向。

避免自己總是停在問句,不要停在「怎麼辦?」、「怎麼會這樣?」,而是將問句作為一個起頭,尋找解決辦法。


選擇合適的工具進行圖表繪製

基本上只要有圖表或流程圖繪製功能的工具皆可使用,如果偏好手寫、手繪,也可以自行繪製。

目前大多使用 Miro 線上白板繪製圖表。

有許多線上軟體都具備「雲端儲存、好管理、可協作」的基本功能,其餘部分我會考量的多半與視覺、體驗有關:

良好的使用體驗

介面的體驗好壞,會大大影響繪製過程的感受。常用到的元件好不好找?畫面的管理及控制是否好用?操作的流暢度等等。

具有高度調整的彈性

有些工具提供的元件設計較單一,能更改的顏色、字型、字體的選擇也少。這些限制對於在視覺調整要求不高的使用者來說,更能專注在內容本身,不會被外觀影響。

而我絕對會被外觀影響,所以每每在選擇工具時,使用體驗及高度調整的彈性,都會成為主要的考量。

完善的對齊功能

這跟上一點的用意很接近,繪製圖表或各個元件,以及不同元件之間的連接線段,我會盡可能對齊排列、整理好,讓畫面看起來清楚好讀。


圖表-日時間軸

日時間軸是在工作最繁忙時,為了減輕心理壓力而繪製的,同時將時間分配進行可視化的動作,優化時間分配,當我的工作量減少以後,時間軸也跟著調整。

時間軸可用來分配一整天的規劃,了解一天理能使用的時間有多少,規劃出更貼近現實的安排,避免「過於理想」。

Screenshot by Jhane Chou

以「小時」為單位的區間

如果把單位劃分的太細,會讓圖表難以一目了然;使用「小時」為單位對我來說是最剛好的狀態。起訖時間可以挑選「起床-睡覺」這兩項,因為在這兩項之間,較少有其他的活動。

時間軸裡不只有工作

除了規劃工作時間,也可以將日常的既定事項,例如起床、就寢、休息、用餐等事項繪製到時間軸裡,並給予工作之外的事項時間多點彈性,例如用餐後可留點時間休息,避免讓自己喘不過氣。

區分不同時段

因為我除了主要的專案執行,其餘都是創作或是其他例行公事。過去都是想到什麼就先去做什麼,容易讓自己失衡或是超時工作。現在會依據當下的狀態進行調配,例如:

  • 當月有專案需執行,會讓時間軸以專案為主,創作為輔。
  • 若當月沒有專案需執行,則是讓時間軸平均分散給創作。

時段補充

若某個時段有許多項目需完成,可在該時段下方進行備註、補充。例如在創作的時段內,我希望這段時間可以做的事項有哪些,可能是寫文章、設計主題,或是將家教課程進行優化,而這些事項的占比不會相等,所以也會在項目後方備註大約的產量。

Screenshot by Jhane Chou

而其他的部分為自己想放上的補充或是精神喊話。


圖表-週曆

大約從今年五月初開始,與妹妹開啟共同協作和經營之路,週曆通常紀錄貼文的發文時間、線上週會時間(包含週會例行討論的大鋼)、上課時間等等,提醒彼此每週需完成的項目。

Screenshot by Jhane Chou

圖表-月曆

若有時間較長的專案,我會製作月曆,並將專案中的時程也放置上去。這麼做的原因比起單看報價書裡的條列文字,視覺化的時程更加清楚。

Screenshot by Jhane Chou

想法下放

不論是文字紀錄或繪製成圖表之後,我會練習讓自己想像把「想法下放」讓這些想法交給它們幫我保管,清空思緒,不要怕自己會忘記,重複的事情就不要再往同個地方鑽下去!

我們不能用昨日的思維來解決今日的問題。

讓自己停下來休息,隔一陣子再回來思考,可以激發更多的想法,同時讓工作與生活趨近平衡。另一方面也藉由想法下放的方式轉移注意力,減少過度焦慮及增加安全感


確實執行

有些人在前期規劃好,卻在執行時失敗告終。

這些規劃能達到成效的關鍵是「確實執行」在沒有執行的狀態下,是無法驗證自己的規劃是否可行的,若每次周而復始地反覆,只會越來越感到無力。

持續下去

踏出去之後,或許累了可以休息,害怕可以逃跑,但是請至少堅持一下下。開始看出成效之後,會更願意持續,成就感也會越來越多。

保持彈性

過程中發現任何問題都可以適度調整,隨時保持彈性。

初期會發生設想不周的情形,原本認為這樣的時間調配很完美,執行時卻發現需要花上比預想更多的時間。

大多是經驗不足所造成的(少數可能是能力不足)這時可以適度調整時間規劃,或先把重要的事情優先做完,不要貪心地想一口氣達成全部。


最後的碎碎唸

執行力沒什麼大問題,大多都是被自己的焦慮感影響,適度增加安全感、轉移注意力,讓自己專心於眼前的事物,並放鬆的享受生活。

Design by Jhane Chou

降低焦慮感的關鍵不是紀錄的內容,而是將想法「攤開」與「下放」的動作。

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