製作設計報價書

報價只要把價格寫在單子上給客戶就好了嗎?

報價書為何這麼重要?除了告知客戶設計項目的費用和注意事項等等,它也能作為一個保護雙方的工具。

進化版:設計報價書升級再進化


大綱
1. 報價書之模式差異
2. 報價書製作內容
3. 注意事項與補充
4. 呈現方式
5. 製作工具
6. 最後的碎碎唸

模式差異

依據性質不同,報價的呈現型式也有些微差距。

Design by Jhane Chou

模式一:價目表目的

報價書即為價目表的用途,純粹告知客戶設計項目的相關費用與注意事項,而此類型的報價書多為僅供參考用。當客戶接受也確認費用與注意事項時,會再擬定完整的合約,並將報價書的內容移植到合約中,經雙方確認無誤後簽定合約,契約即成立。

雖然過程繁複,但能在足夠的時間內來回檢視與評估。

模式二:取代合約

在大公司中複雜的合約是要經過繁複的流程,為了縮短時間於是將報價書作為合約使用。

此用途的報價書,會附上簡易的合約內容,以及簽署欄位,只要雙方確認無誤,並簽屬各自的資料,契約即成立。取代合約的模式較常用在已合作過的客戶,因為彼此知道對方的做事方式,以及具備基本的信任,故採用較簡易的模式達成。

如果不想冒險,可將合約的部分編寫較詳細些,或者直接使用模式一。

不論模式為何,我們皆會告知客戶,拿到訂金後,專案才會正式啟動。


報價書的製作內容

報價書的形式有很多種,最終的目的都是讓雙方有明確的共識,並有白紙黑字的依據,盡可能將資訊清楚列出。可根據專案的性質與複雜度來調整,若將報價書作為合約使用,內容可參考合約。

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標題

清楚告訴客戶:這是__報價書。

基本資訊

  • 編號:可方便自己管理。
  • 日期與有效日期:設定一段時限,避免客戶拿著過去的報價來跟你談。
  • 雙方資料:名稱、代表人、聯絡方式、聯絡信箱,其餘自行補充。

內容物

  • 設計項目:將設計的項目、規格、單價、數量等等列出
  • 修改次數:寫出修改的次數、規則以及超過修改需額外收取的費用。
  • 時程規劃:為專案擬定時程規劃,雙方未來可依據此時程進行。

價值與付款規則

  • 專案金額:各項目的單價、營業稅、費用總和等等。
  • 付款方式:付款方式、付款帳號、是否分階段付款。
  • 驗收方式:可以視情況搭配驗收、時程,依驗收階段收取特定款項。

注意或補充

  • 備註:其他你想補充的內容,如規則或注意事項等等。

簽署

  • 簽名:此報價書若等同合約,會有雙方簽名的欄位

品牌識別

如果你想更客製你的報價書,並加強品牌印象,可在報價書加上你的品牌識別;也請注意,別讓識別過多或太過搶眼,避免喧賓奪主。


注意事項與補充

有效時限

因為價格會隨著時間或情況而改變。例如:

前一次給客戶的設計費用是 30,000 元台幣,當時客戶還未決定,過了許久時間,客戶來了。

但是在這段時間內,你從其他案子得到不同經驗,能夠更精準掌握客戶所要的,也有更優秀的能力來執行專案,於是你想將費用調整為 50,000 元台幣。可是客戶卻說,為何漲價了呢?之前不是說 30,000 元台幣嗎?

這時,就得額外花一份心思與客戶解釋原因。

因此會在報價書寫上「有效時限」避免這情形發生。

另一個層面是提醒客戶,目前是這個報價,但是未來會因為狀況改變而影響報價,也能促進客戶及早決定。

著作財產權的歸屬

若報價書為代替合約來使用,請記得增加「著作財產權的歸屬」避免後續不必要的爭議。

提案與修改次數

寫出提案與修改次數,例如:兩案三改或三案三改等(案:提案、改:修改)並寫上修改的定義與增加修改時的額外費用。

修改的定義與增加修改時的額外費用,例:每次修改都會列入版本計算,若超過規定修改次數,則每增加一次修改次數酌收 30% 案件費用(修改定義為細節微調,如:比例、位置、顏色等,非重新設計提案)

根據專案的性質與內容,附上相應的規則,能讓客戶更清楚如何進行,以及明白額外費用的計算。

工作天

呈上述所說,視情況說明工作天、時程規劃等等。

名稱一致

報價書名目要與提案內容相同,不要因為擔心被客戶議價故意換個名字,報價書的作用還有提醒的功能,可以條列式告訴客戶雙方達成共識,同意要做的工作,所以名目上要統一才能發揮效用。

簽章

將報價書視同合約(若擔心完整性,可以謹慎請對方蓋大小章)也要確認簽名是否為本人。


呈現方式

相較於合約,報價書的形式更多元,隨著設計體驗提升,從直式到橫式,增加設計感的編排與美化,讓整體的可視度提高,閱讀起來更舒適。

現在網路上即可搜尋到各式各樣的報價書,你可以內化,並依據與客戶溝通的情形去調整內容。

Design by Jhane Chou / 橫式是我舊的慣用形式,直式為近期的慣用形式

製作工具

製作設計報價書的工具很多元,從文書軟體(Word、Excel、PowerPoint(PPT)、Keynote)到設計軟體(Adobe 系列)等等,只要能清楚呈現且方便日後的管理,都是能使用的工具。

一開始的習慣是價目表目的之報價書,搭配完整的合約

報價書使用 PPT,合約使用 Word,寄給客戶時皆會轉成 PDF 的格式,原因為較穩定,也不用擔心掉字或跑格式。

不過過程較繁複,也不易管理,所以改變方式。

演變成簡易合約之報價書

報價書使用 Google Docs 因應不同性質的專案,製作對應的公版;再實際依據專案來編寫內容。

另一個好處是,Google Docs 能夠共同編輯,當我們有同時與其他人一起合作接案時,大家能一起管理,這份報價書也能公開透明(避免有人多灌水)。

給客戶時,一樣會轉成 PDF 的格式。


最後的碎碎唸

報價書的內容與格式,會因為紀錄的詳細程度、案件的規模或複雜度等等而不同,報價書不外乎就是讓雙方清楚內容與價格,並達到雙方一致的共識,所以呈上應以清楚明瞭為準。報價書並不難懂,但製作一個好的報價書,不僅能呈現我們的專業,還能提供雙方的保障。

不過我們說了這麼多,重點還是放在與客戶的溝通,以及學會如何報價與評估自己,不然報價書寫得再漂亮、做得再美也沒有用。

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