規劃專案時程的心得

建立合理的時程規劃,確保每個環節都能順利執行。

參考自身的經驗,從中摸索出一套制定方式;本文前段分享規劃專案時程的心得,後段則分享心路歷程。


我如何規劃專案的時程?

僅為個人想法,每個人的經驗與看法不同,保持開放與互相學習的心態吧!


 了解專案的規格

與客戶初步討論時,先了解整個專案方向,在這階段,我們會提出疑問,或是讓客戶補充,幫助彼此釐清專案有哪些地方是不夠清楚的?

專案的規格:

  1. 專案的製作內容
  2. 專案的起訖時間
  3. 專案的預算區間 [註]
  4. 依據專案內容,需要幾次的驗收、提案、修改
有些客戶對專業的理解不足,導致報價與預期有落差,如果能先知道客戶預算,就能以這預算作為考量,與客戶溝通這項專案至少需要多少預算。

規劃專案的時程

上一步我們得到專案的條件、專案的資源,接著開始規劃專案的時程。在時程上不單只是製作時間,還得將容錯時間、修改時間計算進去。

我會分成兩種排法,來應對不同的情況。

專案的時間充足,我可以照著自己的步調來進行

那麼排法就很簡單,順著排就是了:

  1. 專案開始
  2. 設計執行
  3. 第一次驗收
  4. 第一次修改(步驟 3、4 依據專案的驗收、修改次數而定)
  5. 設計定稿,並整理專案的資料
  6. 專案結束:交付檔案,結案

如果排完認為時間有剩,會建議客戶將專案的結束時間提前。

Design by Jhane Chou

專案時間有限,需要更精準地安排

簡言之,將專案時間的起訖時間訂好,接著看中間的時間可以怎麼塞。大部分的專案時間都很有限的,對雙方來說,時間就是金錢。

項目多,導致製作期很長,會需要更高的報價。

如果製作期很趕(很急迫的在短時間內完成超量的工作)報價會高出許多,因為我們正燃燒著生命在產出。

就算我們時間塞的再好,你也得考量,當時的自己是否有其他的專案正同時進行?有心力好好的多方應對嗎?

如果當下沒有其他專案,未來是否會承接其他專案,讓自己轉變為多方進行的狀態。


呈現專案時程

流程圖、一般表格、Excel 報表、甘特圖。有許多種呈現專案時程的方式可運用。不同的專案適合不同的呈現方式,對我們來說只要清楚即可。

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我不常用甘特圖,因為甘特圖在視覺上較常橫向增生(其實 Excel 報表也是)每次看到過長的資訊,都有點不舒服。

當然現在有許多好管理的甘特圖軟體,只是我比較笨…不適應。

我傾向見到全貌,習慣以表格條列。

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火曜日設計團隊一起承接案件後,在他們的時程安排的表格中,得到很大的啟發,於是再重製自己新版的表格呈現。

多和不同的夥伴、團隊一起合作,互相學習。

檢視成效

每當專案進行或結束時,會檢視以下幾點:

  1. 執行過程,雙方是否確實在規劃的時程內達成?
  2. 如果沒有,那麼落差有多少?
  3. 導致落差的原因?是自己的能力不足,還是評估不夠精準?(還是客戶的問題…?)
  4. 覺得哪邊可以加以改善?
  5. 哪個環節需要的時間可以更多/少?
  6. 是否有遺漏額外花費的溝通、修改等時間?
  7. 有哪些覺得好的安排可沿用?
  8. 當時間更少的時候,如何更彈性地安排?

時程規劃的心路歷程

評估專案的時間、規模、預算、限制等各項條件與成本,建立合理的時程規劃,確保每個環節都能順利執行。


剛開始接案時

大部分的接案者,在初期會從小規模的案子接起,缺乏經驗,難以評估自己需要多少時間,這階段通常不會設想這麼多,通常以盡快完成為目標。

這些委託往往都只需要幾天,甚至是幾小時就能完成。更多時候,客戶會將時間包含在案件的規格裡,很少讓接案者有調整時程的空間。

『兩天做得完嗎?』、『越快越好!』、『很趕,明天就要看到圖』、『改完馬上給我』

因為金額不高,就算沒成功完成,也不會有太多損失,所以也不需要在意時間,我只要越快做完,就賺得越多。

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持續幾個月後,我馬上意識到,以上的想法真是大錯特錯。

不管我做得多快,我終究只是客戶的「小美工」罷了。當客戶說他馬上就要,我就得馬上做給他。這並非長久之計,我甚至認為這跟打工賺外快沒兩樣,終究是用時間和勞力換取金錢。


承接小案件

我開始承接接案公司發包出來的案件,接案公司有專案經理(Project Manager,以下簡稱 PM)規劃整個專案的時間,分配每個階段的時間點以及需要做的項目,而我只要知道我負責的部分即可。

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當我完成好之後,交付 PM 設計與提案簡報,等待個幾天,PM 會再回應我提案需要調整的地方,以及我必須在幾天內完成。

也有在結束實習後,繼續與公司合作,執行他們的委託。

不管是接案公司,還是實習的公司,都有 PM 的角色,他們會評估專案等事宜,規劃設計的時程,並掌控專案的進度。

優點是有人可以處理前期溝通的問題,省去不少時間,我只要專心做設計就好了,不需要一直對客戶。

以上優點的前提是,對方是個好 PM

然而,不好的 PM 可能會因為諸多原因:不瞭解客戶、沒事先做功課、做了錯誤的判斷、安排不合理的時程,或是傳遞錯誤的訊息給執行者,導致專案出現紕漏。

這階段的最後一次,遇到一個沒盡好責任的 PM,讓專案快開天窗了,這時的 PM 還搞失蹤。我只能接手他的工作,同時身兼設計的角色,想辦法在有限的條件下,盡可能讓專案順利結束。

在那時候,我並不知道 PM 的工作是什麼,以為這只是個對客戶的窗口而已,這沒想像中的輕鬆。

也因為這樣的經驗,讓我不得不去面對事實。

不管有沒有 PM 這個角色,都需要對專案時間有一定的掌控。


小規模的專案

累積至一定的程度與經驗時,接案的規格不只是單純的一兩張圖稿而已;也有機會接觸小有規模的案件,需要和不同領域的人一起合作。我也不只是透過其他公司承接案件,許多事情都得自己處理。

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當你是一人接案時,勢必得面對這些問題。

經過數次的專案磨練後,才漸漸了解該如何規劃專案的時程,一切都還在努力中,希望未來能越來越順手。

專業的設計師是為客戶控制成本

在有限的預算內達到良好的成效

這邊指的成本、預算不只是錢錢哦,而是各項的條件。

正常、合理的情形下,不需要讓自己身兼數職,只要認真擔任好執行者的角色即可。

現實是,我選擇了自由接案,在不依附公司和體系的保障下,我得知道如何管理專案。更別說與其他接案者合作時,我們怎麼自行監督自己的專案。

不論你是不是個接案者,都需要懂得規劃專案的時程,學習管理時間、安排時間。

不只是運用在工作上,有許多地方都能運用。

它影響著你的自律能力以及自我管理。

促使你去了解不同角色執行的項目,更明瞭專案的全貌,知道不同項目之間是如何環環相扣、互相影響,看待事物的方式也會有所改變。


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