接案設計師的工作流程

從委託、設計、提案至請款的五大階段。

接案設計師不只是「會設計」而已,更需要學會與客戶溝通,甚至是基本的文件處理,以下分享實際的工作流程。


大綱
1. 前言
2. 初步諮詢 / 提供報價
3. 簽訂合約
4. 支付訂金 / 開始合作
5. 設計執行(專案執行)
6. 支付尾款 / 交稿結案
7. 最後的碎碎唸

前言

僅為個人想法,每個人的經驗與看法不同,保持開放與互相學習的心態吧!工作流程一直都有呈現在工作室官網中,不只是給自己看,更能讓客戶理解整個過程,可知道下個階段需要準備什麼,或是如何進行。雙方也能有個基本的依據。

Design by Jhane Chou

初步諮詢 / 提供報價

依據客戶提供的需求,進行初步的規劃,並提供報價書。

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1.1|不同性質的專案

從平面、識別、介面、動畫等等,依據不同性質的專案,有對應的需求內容。客戶大多寄信詢問,少數為通話,極少數是透過社群的訊息。

我偏好寄信,除了能夾帶檔案,也方便留存紀錄。

1.2|開會討論

第一次會實際與客戶見面討論,讓彼此有初步的印象,也能在會議過程中理解客戶對於專業的尊重程度;之後多為線上開會。

大部分客戶會在開會時介紹公司,但在會前依然會先做好功課,至少對客戶背景與產品內容有基本的了解。

因為是自己對客戶,會邊開邊做紀錄會議(至少記錄重要的關鍵詞或內容)如果是與夥伴一起對客戶,那麼可以分工讓其中一人專心做會議紀錄。

我習慣先做好不同專案的基本問答,可以加速初步溝通的速度。

1.3|估價單/報價單

避免提供客戶粗略的估價,就算是估價也會好好地將重要的項目列進去,避免疑慮與誤會。若是提供報價單,則會盡可能將內容與細項寫清楚,包含時程安排、付款方式等等。

訂金何時給?尾款何時給?這些都要寫得清清楚楚。

延伸:設計報價書升級再進化


簽訂合約

雙方確認規格、報價與時程無誤之後,即可簽訂合約。

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這與一般在公司上班的情況不同,在公司裡只要做好設計就好。當你是自行接案或是與夥伴一起接案,就必須清楚設計委託的合約該如何處理。


支付訂金 / 開始合作

客戶支付專案的部分費用作為訂金,收到訂金即正式展開合作。

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3.1|收到訂金才動工

很重要、很重要、很重要。除非你抱持著「就算最後做白工也沒關係」的心態,不然一般都不建議直接動工。尤其某些性質的專案時間很長,可能要一兩個月以後才能拿到款項;所以還是先收取訂金吧!

訂金的%數沒有一定(個人習慣50%),通常兩方說好即可。也有客戶希望將款項分為不同階段,並配合驗收(驗收過了即可收取該階段的款項)。

有收到訂金,就算專案沒完成(不是設計造成的緣故)都至少有拿到部分費用。

3.2|合作

會再檢視一次客戶是否有遺漏的資料未提供,若無法即時提供,就必須安排並估算好相應的時程。

通常在規劃專案時程,會評估「緩衝」時間以備不時之需。

設計執行(專案執行)

依據專案的需求與規劃,開始執行專案。

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每一次的提案、溝通,都要保留信件紀錄留存的習慣。在這階段也會搭配共用文件讓雙方知道目前狀況,或是內容的更新。提案能不能順利通過,考驗設計師的設計及表達能力囉,有時不只是做出美美的設計,而是符合客戶需求的設計。


支付尾款 / 交稿結案

最終的設計定案,客戶支付尾款,我方交稿結案。

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先支付尾款,再交付設計?還是先交付設計,再支付尾款?

這沒有一定的答案,完全為雙方說好的情形。部分公司的匯款日會固定和發薪日相同,有的則是說匯就匯!

這部分可再前期詢問清楚,以免等不到天降甘霖。


最後的碎碎唸

接案設計師不只是「會設計」而已~

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